Nếu mình được recommend 2 quyển sách (và chỉ 2) về làm việc hiệu quả, thì đó là Make time và Atomic Habit. Hôm nay mình sẽ review Make time, quyển sách đã giúp mình vừa đi làm full time, vừa đi dạy 1 tuần 3 buổi, vừa học & chuẩn bị hồ sơ MBA, vừa tập gym và vừa có thời gian đi pub với bạn thân
Điều mình thích nhất nhất ở quyển sách này nằm ở câu quote đầu tiên, cũng là lý do mình đã mua nó dù chưa đọc bất cứ review nào:
There is more to life than increasing its speed.
Mahatma Gandhi
Make time không phải sách để hướng dẫn bạn làm hết cái To do list dài dằng dặc (và ngày một dài hơn), Make time nói về việc làm sao để có thời gian dành cho những việc thực sự quan trọng, những việc mà bạn luôn nghĩ 1 ngày nào đó bạn sẽ làm, nhưng ngày đó không bao giờ tới .
Quyển sách này được viết bởi 2 designers tại Google, 2 người đã góp phần thiết kế nên Gmail, Youtube và nhiều sản phẩm xịn xò khác. 2 người đã cảm thấy có gì đó sai sai trong những sản phẩm mình làm ra, và nếu mình có thể tạo ra những sản phẩm như thế, liệu mình có thể thiết kế cách bản thân sử dụng thời gian (how we spent our time) hay không?
Về nội dung, sách giới thiệu 4 bước và 87 tips.
4 bước: Bạn có thể hiểu 4 bước này là 4 việc cần làm theo thứ tự.
87 tips: Làm sao để hiện thực hoá 4 bước nói trên? Tác giả sẽ giới thiệu những tips khác nhau, và bạn sẽ phải là người thử – chọn ra những tips phù hợp nhất với bản thân mình. Số lượng tips cực kỳ nhiều này sẽ đảm bảo dù bạn là kiểu người nào, dậy sớm hay thức khuya, thích thể thao hay thích ăn ngon, đều có thể tìm được tips phù hợp.
Ví dụ: bước 1: chọn ra 1 việc bạn muốn làm. Nhưng làm sao để chọn được? Tác giả đưa ra gần 10 tips như viết tất cả các mục tiêu, lặp lại ngày hôm qua, the Burner list…để bạn chọn.
Tinh thần của quyển sách dựa trên: Pick Test Repeat. Bạn coi Make time là 1 project, bạn có sách hướng dẫn, nhiệm vụ của bạn là thí nghiệm mỗi ngày. Mỗi ngày không cần hoàn hảo. Nếu hôm nay bạn chưa chọn được tip phù hợp, thử lại vào ngày mai. Đây cũng chính là lý do mình thích quyển sách này, vì nó trùng với suy nghĩ của mình về sự nỗ lực mỗi ngày và việc coi bản thân là 1 work in progress.
Tại sao mình luôn bận bởi những việc không đâu?
Hay tại sao mỗi khi nhìn lại, mình luôn cảm thấy thời gian trôi qua rất nhanh nhưng mình chưa làm được gì cả?
Mình nghĩ sẽ có nhiều người cảm thấy như vậy, đặc biệt là trong thời điểm này, thời điểm cuối năm của 1 năm quá nhiều biến động.
We do not remember days, we remember moments.
Cesare Pavese
Lý do thứ nhất: Busy Bandwagon – mình tạm dịch là Văn hoá bận rộn. Lịch của bạn đầy meetings; inbox đầy emails; notifications nhảy liên tục, nào sếp nhắn, đồng nghiệp nhắn, bạn bè rủ đi chơi. Liên tục bận rộn với hàng tá công việc kéo bạn ra khỏi “việc quan trọng nhất”.
Lý do thứ 2: Infinity Pool – Những mẩu thông tin vô tận. Facebook, Youtube, Netflix…hàng ngàn mẩu thông tin mà bạn kéo mãi cũng không hết, và mỗi khi bạn f5 thì những thông tin mới lại xuất hiện. Khi bạn đã quá mệt với sự bận rộn thì sự xao nhãng lại kéo tới, choán hết tâm trí. Kết quả là bạn không có thời gian.
Bạn có nhận ra những lý do này không? Với mình thì trước khi đọc sách này, mình có lờ mờ nghĩ tới. Nhưng tới khi thực sự đọc và nghiêm túc ngẫm nghĩ về nó, mình mới hiểu tại sao mình không nhận ra sớm hơn. Vì Văn hoá bận rộn và Những mẩu thông tin vô tận đã trở thành defaults – điều hiển nhiên trong cuộc sống hàng ngày. Theo sách thì để có thể “tạo ra thời gian”, chúng ta cần thiết lập lại những điều hiển nhiên này.
4 nguyên tắc trong Make time
- Bắt đầu ngày mới với 1 mục tiêu
- Không sử dụng các thiết bị gây xao nhãng
- Duy trì mức năng lượng hợp lý để tập trung tốt hơn
- Thử nghiệm để tìm ra cách thức phù hợp
4 bước để Make time – tạo ra thời gian cho điều quan trọng
Những tip tô đậm là những tips sau quá trình thử sai mình thấy phù hợp với bản thân. Bạn hãy tự thử và chọn ra những cách phù hợp. Mình và bạn có những mục tiêu khác nhau, tính cách và lối sống khác nhau, đừng nhìn vào mình hay bất kỳ ai khác rồi bắt chước mù quáng, bạn sẽ rất dễ bỏ cuộc.
Bước 1: Highlight (Start each day by choosing a focal point)
Bước này, hiểu 1 cách đơn giản là: nếu bạn muốn làm 1 điều gì đó, bạn phải tạo ra thời gian để làm. Đừng chờ đến lúc có thời gian.
Đầu tiên, bạn xác định 1 việc gì đó bạn muốn làm, 1 việc gì đó bạn cho là quan trọng. Nó có thể là bất kỳ việc gì, tuỳ thuộc vào từng người. Đọc sách, tập thể dục, chăm sóc bản thân (với các bà mẹ có con nhỏ), side projects…Sách sẽ đưa ra các tips làm sao để chọn được việc mình muốn làm, vì cái này nói dễ chứ thực ra làm lại khó, vì có nhiều người thì không biết mình muốn làm gì, hoặc có nhiều người lại có quá nhiều điều muốn làm.
Chủ động chọn việc bạn “muốn làm” – chứ không phải việc bạn “phải làm”, đó là nền tảng của Lifestyle design. Có nhiều tiêu chí để chọn việc “muốn làm”, sách đưa ra 3 tiêu chí: Urgency, Statisfaction và Joy. Tuy nhiên, với cá nhân mình, việc mình muốn làm thường là [1] satisfaction in the long term (3/4 năm), tức là trong khoảng 9 tháng của năm, mình sẽ tập trung cho những việc mình SẼ cảm thấy hài lòng vì ĐÃ LÀM nó (còn trong lúc làm thì có thể cũng không thích lắm, ví dụ như học hành hay tập thể dục ) và [2] joy in the current time (1/4 năm), là dành 3 tháng trong năm để làm 1 việc gì đó mình cảm thấy vui ngay tức thì (luyện phim bộ chẳng hạn).
Dành 60-90 phút/ ngày để làm nó.
Các tips ở bước 1:
CHOOSE YOUR HIGHLIGHT
- Write it down (viết ra, bạn sẽ có khả năng làm nó nhiều hơn gấp nhiều lần so với việc bạn chỉ nghĩ trong đầu)
- Groundhog it (ý là nếu hôm nay bạn chưa biết làm gì thì hãy lặp lại ngày hôm qua)
- Stack rank your life (trong năm nay, bạn sẽ hy sinh điều gì? Gia đình, công việc, tình cảm, bạn bè, bla bla…ý là trong mỗi khoảng thời gian, ta phải hy sinh 1 cái gì đó, bạn không thể đạt được mọi thứ cùng 1 lúc, sad but true)
- Batch the little stuff (kỹ thuật Time batching: gom những việc tương tự nhau làm chung để tránh switching cost)
- **The Might do list (**ghi tất cả những việc bạn muốn làm, rồi chọn ra 1 vài việc muốn làm nhất)
- The Burner list (việc nào cứ mãi ở trong tâm trí bạn ngày này qua ngày khác?)
- Run a personal sprint (đừng vội bỏ ngay lần làm đầu tiên, ít nhất cũng nên thử khoảng 5-7 ngày)
MAKE TIME FOR YOUR HIGHLIGHT
- Schedule your Highlight
- Block your calendar
- Bulldoze your calendar (có nghĩa là nếu bạn có họp chẳng hạn, cố gắng xếp tất cả các lịch họp vào buổi chiều để bạn có nguyên buổi sáng trống)
- Flake it till you make it (nếu có 1 ngày nào đó bạn cảm thấy bạn không có thời gian để làm việc bạn muốn làm, cancel những việc khác ha ha)
- Just say NO (quan trọng nè mọi người, bạn có phải là người hay từ chối khi bị rủ, nhờ…nếu bạn không học cách nói KHÔNG với người khác, thì cũng rất có thể bạn đang nói KHÔNG với bản thân)
- Design your day
- Become a morning person (dành cho những bạn dậy sớm)
- Nighttime is highlight time (dành cho những bạn không thể dậy sớm)
- Quit when you are done (hết giờ là nghỉ, chứ không phải làm xong là nghỉ. Xin lỗi các sếp vì em đã đi làm với tâm thế như vậy. Nhưng hãy thử nghĩ mà xem, bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn nếu có giới hạn về thời gian)
Bước 2: Laser (Beat distraction to Make time for your Highlight)
Cùng nhìn vào 1 sự thật: những người giỏi (nhất) trên thế giới hiện nay đang làm ở những công ty công nghệ, và nhiệm vụ chính của họ là làm cho bạn sử dụng, ví dụ Tiktok, càng nhiều càng tốt. Đó là cách những công ty này kiếm tiền. Vì vậy, khi sử dụng 1 sản phẩm nào đó, bạn không chỉ có những lợi ích, bạn còn có luôn cả những “vấn đề”. Bạn “được” kết nối mọi lúc, và bạn “bị” kết nối mọi lúc, aka xao nhãng mọi lúc.
Mình thừa nhận: mình không phải là người có ý chí mạnh mẽ. Mình rất dễ bị cám dỗ bởi điện thoại, tin tức, rủ rê. Và nếu bạn cũng như mình, đừng dựa vào ý chí. Sẽ có những cách cụ thể để giúp bạn bớt xao nhãng. Tập trung là 1 kỹ năng, bạn có thể học và rèn luyện để trở nên tập trung hơn.
Các tips ở bước 2:
BE THE BOSS OF YOUR PHONE
- Try a distraction-free phone (ý là dùng stupid phone)
- Log out (xài xong thì log out ra, nào có nhu cầu thì lại log in)
- Disable notifications
- Clear your home screen
- Wear a wristwatch (đồng hồ chỉ có chức năng xem giờ để tránh việc lấy điện thoại ra xem giờ, tiện thể xem notifications, Facebook và 800 thứ cám dỗ khác)
- Leave devices behind (lúc làm việc, điện thoại của mình bao giờ cũng nằm đâu đó…rất xa khỏi cái bàn làm việc)
STAY OUT OF INFINITY POOLS
- Skip the morning check-in (thói quen vớ lấy điện thoại đầu tiên sau khi ngủ dậy và tốn tầm 1 tiếng)
- Block distraction (dùng các phần mềm block các websites/ apps nhất định)
- Ignore the News (bạn không cần biết mọi tin mới trên thế giới này)
- Put your toys away
- Fly without Wifi
- Put a Timer on the Internet (dùng các phần mềm hạn chế thời gian sử dụng trên các websites/ app nhất định)
- Cancel the Internet (extreme luôn, không dùng Internet)
- Watch out for time craters (post Facebook mất 5 phút, đếm like mất 10 phút, trả lời comment mất 10 phút, qua tường nhà bạn coi mất 10 phút, qua Shop quần áo yêu thích coi mất thêm 10 phút)
- Trade fake wins for real wins (Highlight time là để dành cho việc quan trọng bạn đã xác định trước, không phải bất kỳ việc gì gấp vào lúc đó)
- Turn distraction into tools (như mình dùng Facebook đôi khi để tìm những nguồn cảm hứng viết bài mới – vì trên Facebook có nhiều vấn đề hi hi)
- Become a fair weather fan (ý này dành cho các bạn là fan của 1 cái gì đó, mình không là fan của bộ môn nào nên không quan tâm tip này)
SLOW YOUR INBOX
- Deal with email at the end of the day
- Schedule email time
- Empty your inbox once a week
- Pretend messages are letters (coi tin nhắn như thư , kiểu bồ câu đưa thư ý, tức là không cần phải đọc liền)
- Be slow to respond (đây là cái mình áp dụng rất triệt để, mình là kiểu cố tình – xin lỗi mọi người – không trả lời tin nhắn ngay lập tức vì với mình, nếu ai đó cần mình khẩn cấp, nhắn tin không thấy trả lời sẽ gọi điện thoại, và nếu gọi thì mình luôn nghe)
- Reset expectations (tương tự với ý 38, chắc bạn bè mình ai cũng biết là nhắn tin cho mình ít khi mình trả lời liền lắm hi hi, đương nhiên là ngoại trừ 1 số người, you know who you are)
- Set up send only email
- Vacation off the grid
- Lock yourself out
MAKE TV A SOMETIMES TREAT (mình không có ti vi nên skip khúc này)
- D’ont watch the News
- Put your TV in the Corner
- Ditch your TV for a Projector
- Go A la carte instead of All you can eat
- If you love something, set it free
FIND FLOW
- Shut the door (đóng cửa lại, aka nói cho mọi người biết bạn đang bận, đừng chen ngang)
- Invent a deadline
- Explore your Highlight (chia nhỏ công việc)
- Play a laser sound track
- Set a visible timer
- Avoid the lure of fancy tools (bạn không cần nhiều thứ để bắt đầu; Ví dụ như tập thể dục chẳng hạn, bạn có thể bắt đầu ngay rồi mua bổ sung các tools như tạ, đồ tập, weight, bla bla sau đó, đừng chờ đến khi có mọi thứ rồi mới tập vì tool quan trọng nhất để tập thể dục là cơ thể bạn, không phải mấy thứ màu mè kia)
- Start on paper (lý do mình không mua iPad, vì mình nghĩ nó sẽ tạo cho mình nhiều vấn đề hơn là lợi ích. Mình không phải người có ý chí mạnh mẽ mà )
STAY IN THE ZONE
- Make a “Random question” list (nếu tự dưng có ý tưởng, suy nghĩ, câu hỏi nào nhảy ra trong đầu, ghi nó ra 1 chỗ nào đấy và quay trở lại công việc hiện tại)
- Notice one breath (khi thấy bản thân bị xao nhãng, tập trung vào hơi thở sẽ giúp bạn quay trở lại việc đang làm)
- Be bored (xác định là bản thân sẽ có lúc cảm thấy chán – chán là bình thường thôi)
- Be stuck (xác định là bản thân sẽ có lúc cảm thấy bí – bí là bình thường thôi)
- Take a day off
- Go all in
You know the antidote to exhaustion is not necessarily rest…The antidote to exhaustion is wholeheartedness.
David Whyte
Bước 3: Energize (Use the Body to Recharge the Brain)
Ok, dù có thời gian, có tập trung, mà mệt quá thì đâu làm được gì. Ở bước này, tác giả giới thiệu những cách để bạn có thể duy trì mức năng lượng ổn định trong suốt quá trình tập trung để tạo ra kết quả tốt nhất trong khả năng.
Bước này là phần mình thích nhất trong cả quyển sách. Có lẽ vì mình là người ủng hộ mind-body connected (mà chắc ai cũng thế nhỉ), đó là sự liên quan mật thiết giữa não và cơ thể. Não không thể hoạt động tốt nếu cơ thể mệt mỏi. Tác giả đưa ra 1 cách thức cực kỳ đơn giản (mà hợp lý), đó là hãy sống như người tiền sử, vì con người chúng ta được sinh ra và tiến hoá để săn bắt, hái lượm, chứ không phải để ngồi bàn giấy và coi cơ thể không khác gì công cụ vận chuyển. Nếu bạn để ý tất cả những lời khuyên về tập thể dục, eat clean,…trong tất cả mọi sách về lifestyle và dinh dưỡng, nó đều rất giống với cách mà ông bà ta đã sống: vận động nhiều nhất có thể và ăn thực phẩm ở dạng càng nguyên bản càng tốt.
Of course, everyone knows our brains and bodies are connected. But these days, it’s easy to feel that the brain is the only part that matters. When we sit in a conference room, drive a car, use a computer, or drink around on a phone, we’re living in our brains. For the most part, the body is merely a scooter for the brain: an efficient but awkward form of transportation.
Homo sapiens evolved to be hunter-gatherers, not screen tappers and pencil pushers.
KEEP IT MOVING
- Exercise every day (but don’t be a hero) (đừng tập 2 tiếng/ ngày sau đó nghỉ 1 tuần; tốt hơn là tập mỗi ngày, dù ít, 10 phút cũng được)
- Pound the pavement (mình sẽ đi bộ nếu quãng đường nhỏ hơn 15 phút)
- Inconvenience yourself (bất tiện 1 chút như kiểu đi thang bộ thay vì thang máy)
- Squeeze in a super short workout (7 minutes work out)
EAT REAL FOOD
- Eat like a hunter gatherer
- Central park your plate (ăn bằng đĩa, chia đĩa ra làm 2, 1 bên là rau, bên còn lại là protein và carb)
- Stay hungry
- Snack like a toddle (chuẩn bị snack, như bạn chuẩn bị bữa xế cho con vậy)
- Go on the dark chocolate plan
OPTIMIZE CAFFEINE
- Wake up before your caffeinate
- Caffeinate before you crash
- Take a caffeine nap
- Maintain altitude with green tea
- Turbo your highlight
- Learn your last call
- Disconnect sugar
GO OFF THE GRID
- Get Woodsy (đi dạo trong rừng)
- Trick yourself into meditating
- Leave your headphones at home (đôi khi nên bỏ Headphone ở nhà, đặc biệt khi đi dạo, bởi vì nếu không, não của bạn sẽ không bao giờ được để yên)
- Take real breaks (coi phim, đừng coi Tiktok)
MAKE IT PERSONAL
- Spend time with your tribe (dành thời gian với con người, face to face)
- Eat without screens (cất điện thoại trong lúc ăn)
SLEEP IN A CAVE
- Make your bedroom a bed room (phòng ngủ là dùng để…ngủ, không phải để coi phim check điện thoại)
- Fake the sunset (1 trong những cách để dậy sớm là không kéo rèm cửa sổ, để ánh sáng đánh thức bạn)
- Sneak a nap
- Don’t jet lag yourself (đừng thức khuya cả tuần rồi dậy trễ cuối tuần; bạn đang làm não của mình bối rối, không biết đang ở timezone nào)
- Put on your own oxygen mask 1st: chăm sóc bản thân để chăm sóc người khác
Bước 4: Reflect (Adjust and Improve your systems)
Bước này vô cùng cực kỳ hết sức (cái gì quan trọng phải nói 3 lần ha ha ) cần thiết, đó là bạn ghi chép lại những tips đã thử, xem nó có hiệu quả với bản thân không và điều chỉnh nếu cần thiết. Không có cách nào là phù hợp với tất cả mọi người. Bạn phải bỏ công sức thử nghiệm, đó cũng chính là tinh thần của quyển sách này.
Mình vẫn đang thử nghiệm những tips này vì mỗi thời điểm, mình lại có những mối quan tâm và hoàn cảnh sống khác nhau. Giờ là những ngày cuối cùng của năm, hy vọng bạn cho bản thân cơ hội, bắt đầu đọc sách, hoặc thử nghiệm, cho 1 năm mới hiệu quả và vui vẻ hơn!