Đi làm ở nước ngoài | Tiếng Anh dở vs Giao tiếp tốt

Mùa performance review đã kết thúc. Mình được tăng lương, thăng chức 😁. Trong bảng đánh giá, mình được nhận xét là Effective communication skill, dù:

• tiếng Anh của mình dở tệ (mình có accents rất Việt Nam & vốn từ vựng không phải quá nhiều)
• team mình đến từ nhiều quốc gia khác nhau: Anh (riêng nước Anh thôi cũng có bao nhiêu là giọng, và không phải giọng nào cũng giống trên BBC), Ấn Độ, Canada, Mỹ…sự đa dạng đó làm cho việc giao tiếp trở nên càng khó khăn hơn

Bài viết này ghi lại 1 số điều mình nhận ra và những cách mà mình đã làm (và vẫn luyện tập hàng ngày) để trở thành 1 effective communicator.

Giao tiếp tốt là gì?

Đầu tiên, bạn cần phân biệt giữa nói lưu loát (fluent communication) và giao tiếp tốt (effective communication). Với mình thì Giao tiếp tốt chỉ đơn giản là:

• bạn nói 10 ý, người nghe có thể hiểu 9-10 ý
• người nghe không cảm thấy khó chịu khi bạn nói (ví dụ như mình sẽ cảm thấy khó chịu nếu bạn dài dòng, vòng vèo…)

Từ đây, bạn có thể nhận ra là: giao tiếp tốt có thể bao gồm nói lưu loát, nhưng nói lưu loát chỉ là 1 phần của giao tiếp tốt. Vì vậy, nỗi lo lắng của các bạn ở Việt Nam khi đi làm ở môi trường nước ngoài về việc mình không có giọng chuẩn không phải là vấn đề chính của việc giao tiếp tốt hay không.

Làm sao để giao tiếp tốt?

Let’s reverse engineer “effective communication”.

Effective communication = effective writing + effective speaking

Giao tiếp sẽ bao gồm cả nói và viết. Vì vậy, tập luyện để giao tiếp tốt là phải tập cả nói (với người khác/ trong nhóm nhỏ/ trước nhóm lớn) và cả viết (email).

Viết email:

Mình có…7 tips về viết email hiệu quả:

Tư duy: Một trong những mục đích của email là để mọi người nắm thông tin & biết phải làm gì & KHÔNG EMAIL QUA LẠI nữa!

• Tiêu đề phải cực kỳ cụ thể, đừng chỉ: Project ABC, mà Project ABC – Phase 2 – Key discussions and next steps
• Dùng bullet points. Tôn trọng thời gian của mình (và của bạn)
• Chừa dòng giữa các câu.
• Ghi rõ ai cần làm gì & thời gian: A – việc cần làm & thời gian; B – việc cần làm & thời gian; C – nắm thông tin, không cần làm gì cả
• Nếu có quá nhiều email trong 1 loop —> thêm vài dòng tóm tắt lại những gì đã thảo luận để mọi người đỡ phải đọc lại cả loopmail để nắm thông tin
• Đừng gửi email với chỉ file attached, nên có 1 vài dòng về nội dung file & thứ bạn muốn người nhận làm
• Nhấc điện thoại lên và giải quyết vấn đề, please!

Nói:

Đi thẳng vào vấn đề, rõ ràng, dễ hiểu và dễ áp dụng; trả lời nhanh nhưng vẫn đầy đủ và thấu đáo…những cái đó bắt đầu từ kiến thức có sẵn và cách bạn suy nghĩ, nói/ giao tiếp chỉ là thể hiện ra bên ngoài thôi. Vì vậy cần liên tục bổ sung kiến thức, trau dồi kinh nghiệm và luyện cách suy nghĩ. Mình đã viết 1 bài về Think fast talk smart, mình sẽ viết nhiều hơn về chủ đề này.

Ngoài ra, để người nghe không cảm thấy khó chịu khi nghe bạn nói, bạn cần có hiểu biết nhất định về người nghe: họ đã biết gì về topic bạn đang nói chưa? phong cách giao tiếp của họ là gì?…biết những điều này để điều chỉnh cách nói chuyện của bạn cho phù hợp. Mình đã chứng kiến CMO của công ty mình cứng họng khi present Marketing strategy cho quý tới trước toàn công ty và bị đồng nghiệp bên team Operation hỏi 1 câu cực kỳ cơ bản (mà thường người làm trong ngành sẽ tự hiểu, để giải thích ra sẽ rất khó hoặc rất dài dòng). Bài học rút ra ở đây là trừ khi bạn có rất nhiều kinh nghiệm, còn không hãy thử present trước nhiều người, những người có chuyên môn và những người không. Bạn sẽ bất ngờ đấy.

Hy vọng bài viết này có ích với bạn nha.